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          一級物業公司外包供應商管理體系

          ?一、職責與分工

           

          ??(一)公司總經辦為物資供應類采購部門;

           

          ??(二)各服務部門/中心為物資供應類、各項服務類采購部門;

           

          ??(三)采購部門須配合完成相應專業線供應商評審工作,協助完成評估報告;

           

          ??(四)采購部門須協助開展相應專業線供應商日常評價、信用評價與年度綜合評價等工作。

           

          ??二、供應商分類

           


           

          ??根據公司現有業務開展情況,供應商分為物資采購供應商和服務采購供應商。目前通過評審的《合格供應商層級檔案名錄》內供應商共計56家,其中物資采購類31家,服務采購類25家。后期隨著工作疏理,逐步完善供應商管理系統。

           

          ??(一)服務類

           

          ??環境服務類:保潔、綠化養護、綠化租擺、除四害、生活垃圾清運、裝修垃圾清運、化糞池清理、水箱清洗及其他環境類服務;

           

          ??工程服務類:電梯維保、智能化維保、消防維保、中央空調維保、中央空調水處理、高壓配電維保、室內外裝飾裝修、停車場劃線、門禁、監控、車場、周界防衛系統加裝改造等工程類服務;

           

          ??專項服務類:安防服務、交樓現場設計布置、標志設計制作、物業管理系統服務等專項類服務。

           

          ??(二)物資供

           

          ??業務類:保安器材、消防器材、五金配件、客服用品等;

           

          ??行政后勤:類日常辦公用品、環境用品、宿舍用品、福利物資等;

           

          ??固定資產類:各類大型設備、工具,項目配套設施,辦公設備等。

           

          ??三、供應商評審

           

          ??采購部門開拓新業務后,原有合格供應商無法滿足業務要求;原有合格供應商淘汰后,其所屬分類合格供應商不足三家時,需在一個月內完成增補;每細項服務和物資采購類供應商需保證有三家以上合格供應商以供選擇。但獲準實施單一采購的不在此列。供應商評審流程如下:

           

          ??資信材料審核:運營管理部根據公司總部及下轄各項目服務中心業務需求開發新增各類供應商,須要求供應商提供有效的營業執照、資質證書、組織機構代碼證、稅務登記證,以及企業簡介、服務/產品介紹及合作方名錄等資料以供審核。其中證照須審核原件,證照復印件須加蓋供應商印章后存檔;

           

          ??服務/產品評估:供應商資信材料審核合格后,運營管理部會同相關職能部門對初審合格供應商從企業整體經營、服務/產品質量、持續服務/供貨能力、服務/產品價格、合作伙伴情況等方面,并結合前期市場調研情況完成供應商評估報告。評估方式包括但不限于現場評估/產品樣檢、合作方調查、市場調查等;

           

          ??服務/產品評估完成后,運營管理部會同相關職能部門綜合供應商資信材料審核、服務/產品評估情況出具評審結論并填寫《供應商評審表》。對評審合格的供應商,運營管理部應提交相關資信材料及評估報告報公司分管領導審核;

           

          ??公司分管領導對相關資料進行審核確認,并在《供應商評審表》上出具審核意見;

           

          ??公司總經理審批確認合格供應商資格;經公司總經理審批的合格供應商按相應要求納入合格供應商檔案。

           

          ??四、供應商評價

           


           

          ??采購部門對供應商所提供的服務感受,是供應商評審的根本依據。合同約定是判斷供應商信用的標準,對供應商違規或工作不到位的情況,要有書面記錄,以書面形式提出整改要求,并限定整改期限,整改工作前后有記錄,并有甲乙雙方簽字確認。供應商是否能夠繼續與公司簽約合作,取決于采購部門對供應商的綜合評價,因此對待供應商評價工作需嚴謹、客觀、公正。

           

          ??(一)評價結論

           

          ??采購部門每月根據供應商合作情況對供應商進行評分并填寫《供應商合作情況評價表》,根據針對供應商違規或工作不到位情況發出的《整改通知單》和整改情況,在《供應商不良行為認定記錄表》上記錄供應商不良行為情況;

           

          ??相關職能部門根據各采購部門提供的《供應商合作情況評價表》、《供應商信用評價表》并結合日常下項目檢查的過程中發現的情況,在《供應商信用評價表》對供應商合作情況作出公平、公正、公開、客觀嚴謹的綜合評價;

           

          ??運營管理綜合各采購部門、專業線職能部門的評價情況,匯總供應商評價結果并呈報公司領導審批,并將最終的評價結果以供應商評審會議的形式告知供方。

           

          ??(二)評價工具

           

          ??用相關的評分表對供應商合作情況進行評分,評分分值是衡量供應商合作情況的標準,嚴格按照評分表中的評分規則給出相應得分。了解供應商等級所對應的分值。

           

          ??《供應商合作情況評價表》:根據評分表中各項評分標準,對供應商合作過程中的各項指標進行評分。評分原則應據實公正,供應商合作情況最終評價得分,由運營管理部統計各采購部門評分后,根據評分占比權重算出最終得分;

           

          ??《供應商不良行為認定記錄表》:供應商不良行為認定時,應根據評價表中的評價標準,嚴格界定供應商不良行為性質,并附《整改通知書》為不良行為認定依據;

           

          ??《供應商信用評價表》:供應商信用評價來源于各采購部門對供應商不良行為認定記錄,同一供應商、同一合作期內的相同不良行為記錄不做重復統計。整改通知書做為附件,一并交由運營管理部存檔備查;

           

          ??《整改通知書》:對供應商在服務過程中,工作不到位的地方、未按合同執行的地方、違規操作的地方應及時發出整改通知書,并限定供應商整改期限。整改通知書發出時應雙方簽字確認。

           

          ??(三)供應商等級

           


           

          ??一級供應商:中標分數相同時,一級供應商享有優先合作權;連續兩次或兩次以上被評為一級的,參與投標時可給予不超過5分的加分,具體加分方式應在招標文件及評標辦法中明確。

           

          ??二級供應商:中標分數相同且無一級供應商時,二級供應商享有優先合作權;連續三次或三次以上被評為二級的,參與投標時可給予不超過3分的加分,具體加分方式應在招標文件及評標辦法中明確。

           

          ??三級供應商:按正常招標流程辦理。

           

          ??四級供應商:作淘汰處理,兩年內不予合作。

           

          ??五、供應商更換

           


           

          ??合同續簽、補簽、變更或終止,供方變更或淘汰,需具備完整的供應評價信息以及累計的評價記錄,滿足有理有據正常的淘汰條件,符合規則的提出需求。

           

          ??(一)合同續簽的前提條件

           

          ??1、合約期內良好的合作情況;

           

          ??2、合約期內無重大不良行為;

           

          ??3、供方綜合評價連續獲得80分以上;

           

          ??4、在《合格供應商層級檔案名錄》內;

           

          ??(二)合同變更或終止的前提條件

           

          ??1、合約期內評審連續兩次重大不良行為記錄;

           

          ??2、供方綜合評價連續兩次分數低于60分。

           

          ??(三)供方變更或淘汰的前提條件

           

          ??1、變更時所選擇的供方在《合格供應商層級檔案名錄》內且綜合評價等級為二級及以上;

           

          ??2、被變更方符合合同變更或終止的前提條件。

           

          ??(四)供應商管理機制

           

          ??1、服務質量的把控;

           

          ??2、針對不良行為的約談

           

          ??3、整改過程和結果的監督

           

          ??4、供應商評價等級的應用

           

          ??(五)供應商評價系統

           

          ??1、《供應商合作情況評價表》

           

          ??2、《供應商不良行為認定記錄表》

           

          ??3、《整改通知書》

           

          ??4、《供應商綜合評價表》


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